SistemInformasiPerijinan

BAB I.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era yang dinamis dan modern ini Sistem Informasi merupakan salah satu hal vital dalam membantu perkembangan suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan guna membantu manajer maupun non-manajer dalam pembuatan keputusan untuk organisasi tersebut.

Salah satu komponen utama Sistem Informasi dapat berjalan dengan baik adalah perangkat komputer, namun di sisi lain komponen utama yang juga menjadi penunjang sistem informasi yang baik adalah sumber daya manusia yang mempergunakan sistem informasi tersebut. Sumber daya manusia yang mempergunakan harus memilki keterampilan dan kemampuan penguasaan Sistem Informasi dengan baik guna dapat membantunya dalam mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Namun sampai saat ini masih banyak penggunaan Sistem Informasi yang belum maksimal dikarenakan banyak faktor-faktor penghalang yakni berupa masih banyaknya perencanaan sistem yang belum memadai, sumber daya manusia yang memanfaatkan masih belum maksimal, serta masih banyaknya organisasi-organisasi yang masih tidak wajar. Hal inilah yang membuat manfaat Sistem Informasi Manajemen belum dapat dimaksimalkan dalam membatu pengembangan organisasi. Untuk mencapai sebuah keselarasan antara sebuah sistem informasi dan organisasi maka diperlukan beberapa pendekatan-pendekatan baru untuk mendesain ulang sistem dalam suatu organisasi.

1.2 Sistem Informasi Pemerintah Daerah

Pengembangan aplikasi sistem informasi dalam lingkungan pemerintah dikenal dengan sebutan E-Goverment (E-Gov). Menurut Bank Dunia, istilah E-Gov didefinisikan sebagai penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas layanan pemerintahan.

Tujuan-tujuan E-Gov antara lain:

a. Penyediaan akses yang mudah terhadap informasi dan layanan pemerintah ke masyarakat dan dunia usaha.

b. Peningkatan kualitas layanan dengan cara peningkatan kecepatan, kesempurnaan dan proses yang efisien.

c. Penyediaan peluang yang lebih besar bagi masyarakat untuk berpartisipasi dalam berbagai proses demokrasi.

d. Interaksi yang lebih baik antara pemerintah dan masyarakat bagi kemajuan layanan publik yang semakin baik.

Jenis interaksi yang ada dalam E-Gov dapat digambarkan sebagai berikut:

1.3 Sistem Informasi Perijinan

Sistem informasi perijinan digunakan untuk mengelola data perijinan di lingkungan pemerintah daerah, antara lain SIM HO (ijin gangguan lingkungan usaha), SIM SIUP (ijin usaha perdagangan), SIM TDP (tanda daftar perusahaan) dan lain sebagainya.

1.4 Rumusan Masalah

Beberapa rumusan masalah yang akan kita bahas dalam makalah Sistem Informasi Pemerintah Daerah, Sistem Informasi Perijinan adalah:

1. Bagaimana Sistem Informasi Perijinan dibangun?

2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pembangunan sistem informasi perijinan?

1.5 Tujuan

Adapun tujuan yang diharapkan dalam pembahasan rumusan masalah diatas antara lain:

1. Untuk mengetahui cara-cara membangun Sistem Informasi Perijinan.

2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pembangunan sistem informasi perijinan.

BAB II.

PEMBAHASAN

2.1 Landasan Teori

A. Konsep Dasar Sistem

Pendefinisian dari sistem dapat diambil dari dua kelompok pendekatan, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau suatu sasaran (Jogiyanto, 1999). Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi didalam sistem. Prosedur itu sendiri berarti suatu urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

B. Konsep Dasar Informasi

Definisi dari informasi, yaitu data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata, seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan kejadian-kejadian yang benar-benar terjadi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu, misalnya informasi yang berbahasa Inggris, merupakan data yang kurang berarti bagi penerimanya yang hanya mengerti dengan bahasa Indonesia, maka informasi tersebut perlu diolah melalui suatu model tertentu. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:

v Akurat, artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerimanya kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau bahkan merusak informasi tersebut.

v Tepat Waktu, artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.

v Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi berbeda untuk tiap-tiap orang. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

2.2 Membangun Sistem Informasi Perijinan

Sistem informasi mengandung tiga aktifitas dasar didalamnya, yaitu: aktifitas masukan (input), aktifitas pemrosesan (processing) dan aktifitas keluaran (output). Tiga aktifitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan dan menciptakan produk atau jasa baru.

Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan.

Sistem informasi manajemen akan memudahkan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mengestimatisasi pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi dan kontrol perijinan, meningkatkan layanan dan kontrol, mengotomatisasi sebagian pekerjaan rutin, dan menyederhanakan alur kerja.

2.3 Tahapan Perkembangan Aplikasi Sistem Informasi Perijinan

Tahapan perkembangan sistem informasi perijinan secara garis besar dapat kita rumuskan menjadi tiga tahap, yaitu:

a. Tahap Publikasi

b. Tahap Interaksi

c. Tahap Transaksi

A. Tahap Publikasi

Pada tahap ini aplikasi digunakan terutama untuk publikasi tentang kegiatan pemerintah kepada masyarakat. Melalui pelayanan tersebut masyarakat dapat melihat berbagai macam kegiatan pelayanan yang akan dilakukan pemerintah bagi masyarakat.

B. Tahap Interaksi

Pada tahap ini aplikasi sudah dapat melayani permintaan masyarakat tentang suatu informasi berdasarkan kriteria tertentu yang dikehendaki, termasuk apabila masyarakat ingin mengunduh suatu informasi atau formulir dari perijinan yang dibutuhkan.

C. Tahap Transaksi

Pada tahap ini masyarakat sudah dapat melakukan transaksi tentang suatu layanan perijinan melalui media elektronik, misalnya pengurusan surat ijin usaha perdagangan (SIUP).

2.4 Kendala Pembangunan Sistem Informasi Perijinan

Dalam membangun sebuah sistem informasi tidak terlepas dari kendala/hambatan dalam pelaksanaannya. Fase tersulit adalah fase pemasyarakatan budaya, sosial dan politik Sistem Informasi. Pada fase ini masalah yang dihadapi bukan lagi masalah teknologi melainkan proses organisasi, struktur, kultur, sosial dan politik.

Ada berbagai macam kesalah pahaman yang terjadi berkaitan dengan Sistem Informasi. Masyarakat awam sering berpikir bahwa kalau sudah ada komputer maka semuanya akan “beres”. Akan tetapi tidak sesederhana itu. Banyak hal yang harus dilakukan agar implementasi Sistem Informasi berjalan dengan sukses.

Sistem informasi pada dasarnya memiliki komponen teknologi hanya sekitar 20%. Sisanya adalah perubahan sistem prosedur dan kualitas SDM yang menggunakannya. Oleh karena itu sistem informasi tidak dapat berjalan dengan instan menyelesaikan semua masalah perijinan secara efektif, efisien dan transparansi.

Seringkali juga masyarakat awam berharap terlalu tinggi pada aplikasi sistem informasi. Sehingga ketika aplikasi tersebut diimplementasikan dan belum memenuhi harapan karena berbagai macam hal lantas kecewa. Memang perlu dipahami bahwa aplikasi sistem informasi tidak dapat dipaksakan apabila pengguna (SDM) belum siap.

Dapat kita simpulkan bahwa sampai saat ini masih banyak penggunaan Sistem Informasi yang belum maksimal dikarenakan banyak faktor-faktor penghalang yakni berupa masih banyaknya perencanaan sistem yang belum memadai, sumber daya manusia yang memanfaatkan masih belum maksimal, serta masih banyaknya organisasi-organisasi yang masih tidak wajar. Hal inilah yang membuat manfaat Sistem Informasi Manajemen belum dapat dimaksimalkan dalam membatu pengembangan organisasi. Untuk mencapai sebuah keselarasan antara sebuah sistem informasi dan organisasi maka diperlukan beberapa pendekatan-pendekatan baru untuk mendesain ulang sistem dalam suatu organisasi.

BAB III.

PENERAPAN

3.1 Sistem Informasi Perijinan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) kota Surabaya.

Pada awalnya proses pelayanan perijinan di Disperindag kota Surabaya masih dilakukan secara manual, sehingga sudah tidak relevan lagi dengan tuntutan perbaikan dan kecepatan layanan perijinan, karena mempunyai beberapa kelemahan. Antara lain :

1. Proses perijinan manual membutuhkan resource SDM dengan jumlah yang besar.

2. Biaya yang dibutuhkan untuk melayani perijinan juga sangat banyak.

3. Dokumentasi data perijinan masih manual (hard copy), sehingga tidak bias bertahan dalam jangka lama.

Dengan kata lain, sistem informasi manajemen beserta perkembangan teknologi pendukungnya akan memicu transformasi besar dalam proses perijinan di Disperindag kota Surabaya.

Web site sistem informasi pelayanan perijinan menyediakan fasilitas permohonan perijinan secara online mulai dari permohonan di loket, input informasi data perusahaan hingga diterbitkannya Surat Keputusan (SK) perijinan, pengaksesan database, dan monitoring data statistik perijinan.

Selain itu proses pelayanan perijinan berjalan secara otomatis dan sistematis, karena memanfaatkan jaringan dimana aplikasinya di install dalam satu server dan kemudian bisa di akses oleh banyak klien. Prosesnya berjalan menjadi lebih cepat dan efisien.

Proses perijinan yang dibangun dalam sistem informasi ini adalah mengacu pada Standart Operational Process (SOP) yang ada di Disperindag kota Surabaya. Proses perijinan dibedakan menjadi2 (dua) yaitu Perijinan Industri dan Perijinan Non-Industri.

Gambar 3.1 Blok Diagram Alur Perijinan Industri

Gambar 3.2 Blok Diagram Alur Perijinan Non-Industri

Dari alur program di atas pada penerapan sistim informasi dilakukan penyederhanaan, pada proses pemberian nomor masuk dan nomo rkeluar di kerjakan oleh sistem sehingga berjalan secara otomatis, dan tidak memerlukan tenaga manusia. Adapun proses yang lain masih membutuhkan proses otentikasi user.

Dengan diterapkannya sistem informasi perijinan didapatkan beberapa keuntungan, antara lain:

1. Penggunaan SDM pada pos pemberian nomor dapat digantikan oleh kinerja sistem.

2. Dapat memangkas biaya pelaksanaan pengurusan perijinan.

3. Dokumentasi berupa data base (soft copy), yang tentunya lebih mudah dalam perawatan dan kontrol.

Hasilnya, proses perijinan berjalan lebih cepat, akses informasi statistik data perijinan lebih mudah. Proses perijinan bisa dilakukan lebih

Cepat yaitu 1-3 hari SK perijinan sudah selesai.

Kini telah terdapat 13 perijinan yang dapat dilayani secara online:

1. Kartu Tanda Pencari Kerja

2. Ijin Baru Jasa Titipan

3. Perpanjangan Ijin Jasa Titipan

4. Ijin Baru Jasa Telekomunikasi

5. Perpanjangan Ijin Jasa Telekomunikasi

6. Rekomendasi Baru Menara Telekomunikasi

7. Ijin SIUP

8. Ijin Praktek Tenaga Medis

9. Pemutihan Ijin Pemakaian Tanah

10. Peresmian Ijin Pemakaian Tanah

11. Perpanjangan Ijin Pemakaian Tanah

12. Balik Nama Ijin Pemakaian Tanah

13. Ijin Usaha Jasa Kontruksi

Gambar 3.3 Halaman muka website Disperindag Surabaya

Gambar 3.4 Halaman pelayanan perijinan online

Gambar 3.5 Menu login untuk perijinan online

Gambar 3.6 Daftar perijinan yang dilayani secara online

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dengan penerapan sistem informasi proses perijinan berjalan lebih cepat, akses informasi statistik data perijinan lebih mudah. Dapat menekan penggunaan SDM, biaya pelaksanaan dan lebih mudah dalam perawatan dan kontrol dokumentasi.

Kelemahan pada proses implementasi yang berjalan alot dan lamban, dikarenakan minimnya kualitas dan kemauan SDM yang ada untuk memanfaatkan sistem informasi ini.

4.2 Saran

Penerapan sistem informasi perlu dibarengi dengan peningkatan ketrampilan dan kemampuan SDM dalam penguasaan sistem informasi melalui pelatihan dan sosialisasi sehingga proses implementasi dapat berjalan dengan baik sebagaimana yang ditargetkan.